J’ai essayé tout au long de ma carrière différentes méthodes de
gestion du temps chez mes clients avec plus ou moins de réussite.

J’ai découvert par hasard une méthode fort ludique pour la gestion du temps qui correspond parfaitement à mon besoin de Directeur de Projet. Elle combine aussi bien la méthode Agile que le bon sens et en restant simple d’accès….

La méthode Pomodoro de Fransceco Cirillo.

La gestion du temps est notre principal défi quand on arrive au bureau. Je vous propose l’approche que j’ai utilisé avec succès.

Keept it simple

L’investissement de base:

• 3 feuilles A4
• 1 crayon
• 1 minuteur de cuisine

La Version Luxe:

• 1 classeur A4
• 3 intercalaires (Inventaire, Liste d’actions, Historique)

Concrètement sur votre bureau, vous avez 3 feuilles et un minuteur…(Avant de prendre celui dans la cuisine, mieux vaut demander à Madame avant sous risque de dormir sur le canapé).  On peut aussi utiliser un PC/Tablette/Ibidule mais pour débuter restons simple et votre ordi ne vous fera pas devenir meilleur. Cette méthode doit se faire manuellement pour que vous adhériez au concept. Après il y a pas mal d’application sur le net qui vous permettra d’avancer sur le sujet.

L’approche de cette méthode se décompose en 3 phases, je ne compte pas les phases de pause indispensable entre les run.

1. La Planification des actions à mener pour votre projet la phase Inventaire (Feuille 1)
2. Liste des actions de la journée, la phase Todolist (Feuille 2)
3. La « Record Sheet » qui va nous servir à nous faire les ABACS et de tracer l’historique de vos actions (Feuille 3).

Sur la première feuille que l’on nommera Feuille Inventaire, on note l’ensemble des actions que l’on doit faire dans la semaine. C’est un excellent début. Une fois la tâche effectué, vous allez estimer le temps de chaque action par tranche de 25 mn. Par exemple, vous souhaitez installer un serveur Linux Ubuntu . Vous considérez qu’il vous faut environs 1h15 donc cela représente 3 Run. Vous pouvez maintenant continuer votre inventaire. Je sais cela ressemble fortement à la préparation d’un Run pour les habitués de la méthode d’Agile. Personnellement, je prépare le Dimanche cette feuille tranquillement et je couche l’ensemble des actions de la semaine liés au projet que je dois mener à terme. Objectif court, Simple, Pratique et surtout efficace (+90% actions réalisées).

Sur la seconde feuille, nous allons mettre les actions que nous souhaitons faire dans la journée suite à nos disponibilités. Concrètement quand j’arrive au bureau, je jette un rapide coup d’œil sur mon agenda pour estimer le temps non occupé en réunion, comité, suivi de projet… pour travailler sur mes actions cela peut varier de moins d’une heure à la demi-journée. Je décompose le tout en run de 25 mn. Je peux constater avant de me mettre à l’action si je dispose du temps nécessaire ou pas à effectuer mon action ou l’avancer suffisament pour la faire sur deux jours. Je me donne 30mn pour mettre la machine en route (Consultation de la boites aux lettres, gestion des urgences, café…papotage on n’est pas des machines non plus 😉

Pour illustrer l’exemple j’ai deux heures de vides dans mon agenda. Je prend l’action noté sur la feuille N°1 et je remplie la feuille N°2 avec le nombre de Run possible dans la journée.

Lors de mon run, je coupe toutes les sources d’interruptions quitte à passer pour le sauvage de service. Prévenez vos collègues, mettez une affiche que vous serez disponible dans 25 mn. Ça perturbe la première fois mais après ils se font une raison car vous répondrez à leurs attentes. Je ferme mon mail, coupe mon ibidule et surtout je me concentre sur la tâche qui doit tenir dans un jalon de 25 mn. Mon expérience au début est que j’étais très septique après quelques jours vous n’êtes pas plus intelligent et votre cerveau n’a pas muté mais vous allez découvrir juste une efficacité incroyable. Le minuteur va vous mettre la pression (tic tac tic tac…vous allez détester ce minuteur).

A la fin de la journée, vous allez remplir la troisième feuille avec le nombre de run réel effectué par rapport à l’estimé et l’action terminée. L’avantage de cette feuille est de voir le résultat de votre avancement (motivation maximum), création d’une base de connaissance sur le temps qu’il faut pour faire certaines actions (ABAC qui valent de l’or dans la gestion de projet).

L’avantage de cette méthode, c’est facile, c’est franchement ludique, on se prend au jeu, on déteste le minuteur, vos collègues se moquent de vous au départ après ils le vivent pas terrible quand ils voient le nombre d’actions que vous traitez sans faire une minute supplémentaire….et là c’est bon. On se rend compte du temps que l’on gaspille en temps normal et surtout on a un avancement journalier très précis.

Parfait complément avec un chemin critique….

Plus d’information sur la méthode : suivre le lien